Qué es BPO? – What is BPO?

Business Process Outsourcing, en español, Externalización de Procesos de Negocio, como su nombre lo indica, es la delegación o subcontratación en un proveedor externo para que realice algunas funciones internas de la empresa, generalmente con el propósito de reducir costos y hacer más eficiente la actividad subcontratada. Otra manera de ver el BPO es como la forma de entregar una función interna de la empresa a mano de obra especializada, para realizar una reingeniería total al proceso y/o aplicar procesos automatizados con los que no cuenta la empresa o que para hacerlos más eficientes se requiere realizar unas inversiones (capex) para lo cual no existe un presupuesto de dentro de la empresa o sería inviable económicamente llevarlas a cabo. Igualmente, el proceso de BPO busca que en dicha actividad se garanticen unos estándares de calidad y oportunidad que traigan beneficios a la organización.

A continuación, mencionaremos algunos de los beneficios para las empresas que adopten BPO.

• Convertir los costos fijos en variables. El entregar ciertos procesos en “outsourcing” le permite transformar los costos fijos de personal, equipos, espacio físico, etc., en un costo variable asociado a los servicios prestados y acorde con sus necesidades y presupuesto.
• Contar con expertos en cada proceso. Por lo general, los servicios de “outsourcing” son prestados por empresas con alta especialidad, lo que permite contar no solo con un servicio de alta calidad, sino que permite una mayor flexibilidad, pues no se requiere de inversiones para contar con la última tecnología, permiten una mayor adaptación al crecimiento y se cuenta con actualización permanente en conocimientos y normatividad, que de otra forma tendrían que ser asumidos por el negocio. 
• Enfatizar el “Core Business”. Con la utilización del “outsourcing” podrá dedicar toda la estructura empresarial a la creación de valor a desarrollar aspectos diferenciadores y estrategias que hagan más competitivo el negocio.
• Tener mayor capacidad de gestión. Cuando se utiliza un “outsourcing” se tiene una mejor capacidad de respuesta a requerimientos del mercado, por ejemplo, se puede atender una mayor demanda del producto y/o servicios no prevista, pues la empresa se focaliza en le “core” y sus proveedores en ampliar la cobertura de las actividades en “outsourcing”.
• Para los emprendedores, en la medida en que se pueden centrar exclusivamente en desarrollar el proyecto para que sea exitoso.

Mencionaremos algunas de las actividades que son susceptibles de entregar en “outsourcing” y que impactan positivamente el resultado del negocio.

•  Logística. Entregar a un operador logístico especializado todas las actividades relacionadas con el almacenamiento, empaque y transporte de las materias primas y/o productos terminados.   Recursos Humanos. Entregar a una empresa especializada las actividades relacionadas con la gestión del talento humano, tales como procesos de selección y contratación, nómina, administración del capital humano, procesos de salud ocupacional y riesgos laborales y los demás servicios complementarios como las visitas domiciliarias, estudios de seguridad, exámenes médicos de ingreso y retiro, etc.
• Marketing. Dado que las actividades de marketing son fundamentales para el buen posicionamiento de la empresa y sus productos y que generalmente las empresas cuentan con estructuras pequeñas para atender los múltiples procesos que involucran estas actividades, como  marketing estratégico, análisis de mercado,  imagen corporativa, comunicaciones, diseño gráfico y de páginas web, desarrollo de negocios, administración de redes sociales, manejo de medios, etc.,   es fundamental utilizar el “outsourcing” pues permite no solo contar con un amplio equipo multidisciplinario especializado sino pagar únicamente por los servicios prestados y durante el tiempo en que sean utilizados.
• Tecnologías de Información. Las inversiones en tecnología de sistemas de información siempre han generado incertidumbre entre los empresarios por ser un tema que requiere altos conocimientos técnicos, por lo que es conveniente analizar la subcontratación de un aliado estratégico que nos proporcione la tecnología adecuada, los desarrollos estratégicos y el soporte necesario  para atender todos los procesos del negocio y que nos permitan contar con la infraestructura tecnológica y aplicaciones actualizadas a nuestras necesidades.
• Financiera. Contar con especialistas financieros, contables y tributarios que brinden el apoyo estratégico al negocio, planifiquen, controlen y atiendan los requerimientos del negocio, el cumplimiento de todas las obligaciones de reporte y tributarias de la organización y que provean oportunamente a la dirección de la información e indicadores necesarios para el seguimiento y toma de decisiones.

A todos los empresarios en el renglón de las Pymes y/o a todos los emprendedores, BPO le proporciona alternativas eficientes que les permiten dedicarse al desarrollo y fortalecimiento del “core business” o a la ejecución de sus proyectos en forma exitosa.